Wat is een VOG?
Laten we bij het begin beginnen: VOG staat voor Verklaring Omtrent Gedrag.
Een VOG betreft een van overheidswege opgestelde verklaring waarin staat of uw (justitiële) verleden wel of geen risico inhoud ten aanzien van de de taak/werk/stage welke u gaat uitoefenen.
Er zijn steeds meer beroepen die vanwege hun aard vereisen dat van onbesproken gedrag sprake is en dat diegenen die voor een bepaald beroep in aanmerking komen een rechtsgeldige verklaring kunnen laten zien waarin staat dat er geen gegevens over de aanvrager bekend zijn die met het werkzaam zijn in dat beroep een risico zouden betekenen. U kunt dan denken aan beroepen bij de overheid, het werken met kinderen, het werken met vertrouwelijke informatie of waarbij bijvoorbeeld een geweldsinstructie aan de orde is zoals het dragen van een wapen. Zeker niet alle beroepen vereisen een VOG, maar wel meer dan u van tevoren zal denken. Wilt u bijvoorbeeld aan de slag als taxichauffeur en bent u eerder veroordeeld voor rijden onder invloed, dan kan dit een verhoogd risico met zich meebrengen waarmee een VOG dan ook niet voor de hand liggend is.
VOG aanvragen in Nederland?
Een VOG aanvragen in Nederland is vrij simpel, dit kan doorgaans bij uw gemeente of online door middel van uw DigiD code. Uw werkgever doet een verzoek voor aanvraag van de VOG, u regelt de rest. De dienst Justis van Het Ministerie van Justitie en Veiligheid is uiteindelijk de organisatie die verantwoordelijk is voor de afgifte en verzending van uw VOG.
VOG aanvragen in Europa?
In Europa gaan de meeste VOG aanvragen op dezelfde manier als in Nederland. Via de gemeente waar u woont of heeft gewoond en in sommige landen kan het zelfs ook online.
Benamingen VOG buiten Europa?
Hier kan het verhaal wat ingewikkelder worden. Het aanvragen van een VOG buiten Europa gebeurt in de meeste landen net even anders dan in Europa. Een belangrijk verschil is bijvoorbeeld dat vingerafdrukken in Nederland niet worden meegenomen in het “VOG” traject. In veel andere landen, zoals de VS en Canada, is de afgifte van vingerafdrukken een verplicht onderdeel binnen de beoordeling of er al dan niet sprake is van een strafrechtelijk verleden. Hierover volgt later meer informatie.
Een VOG in het buitenland kent vele benamingen en afkortingen. Wanneer u een VOG moet aanvragen buiten Europa, omdat u bijvoorbeeld meer dan 3 maanden in een ander land hebt gewoond of heeft verbleven, dan kunt u de volgende benamingen tegenkomen;
- Criminal Background Check,
- Criminal record Check,
- Certified Criminal record check,
- Police Clearance Certificate (PCC),
- Certificate of Clearance (CoC)
- Declaration of good conduct.
Deze verschillende benamingen die de verschillende landen gebruiken voor datgene dat in Nederland als VOG doorgaat kunnen voor verwarring zorgen, maar feitelijk komt het erop neer dat u een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet aanvragen.
Aanvragen VOG buiten Europa?
Een belangrijk verschil in het aanvragen van een VOG buiten Europa is de manier waarop dit moet worden gedaan en hetgeen dat daartoe moet worden aangeleverd. Het in behandeling nemen van een VOG-aanvraag is een administratieve procedure waartoe ieder land zijn eigen regels of protocol hanteert waarbij een aanzienlijke hoeveelheid landen ook de overdracht van de vingerafdrukken van de aanvrager vereist. Dit betekent dat u uw vingerafdrukken moet laten afnemen op speciale vingerafdrukkaarten die het betreffende land daartoe heeft bepaald en dat deze “hard copy” vingerafdrukkaarten voorzien van de nodige persoonsgegevens en natuurlijk de vingerafdrukken van de persoon in kwestie. Vervolgens is het belangrijk dat de kaarten en de overige vereiste documentatie, zoals kopie paspoort, naar de juiste instantie in het land waar de verklaring van gewenst is verzonden en ontvangen. In veel gevallen dient vooraf, online, de aanvraag te worden opgestart bij de desbetreffende instantie die de vingerafdrukkaarten en de overige documentatie zal beoordelen.
Ook hoe dit aangevraagd dient te worden kan per land verschillen. Bij het ene land (1) kunt u direct bij de politieorganisatie uw aanvraag indienen en daar vervolgens de vingerafdrukkaarten naar toe sturen, bij het andere land (2) dient u weer een geaccrediteerd tussenbureau in te schakelen die bevoegd zijn om het document bij de politieorganisatie op te vragen, daarnaast zijn er zelfs landen waar u eerst toestemming moet vragen aan de politieorganisatie (3) om het document te mogen aanvragen of als u niet in bezit bent van een telefoonnummer in dat betreffende land (4), niet eens de aanvraag zelf kan indienen.
Voorbeeldland 1, Amerika:
Laten we als voorbeeldland 1 Amerika nemen om een aanvraag voor een VOG in te dienen.
Amerika werkt sinds 2017 met een nieuw aanvraag protocol die in vergelijking met de oude een veel kortere wachttijd en minder administratieve rompslomp inhoud. Een aanvraag in Amerika tot het moment van ontvangst van de gewenste verklaring neemt doorgaans tussen de 2 en 5 werkdagen in beslag. In Amerika noemen ze de procedure veelal “ Criminal Background Check”.
De Amerikaanse procedure
1. De Criminal Background Check wordt direct aangevraagd op de site van de FBI;
2. Online kan de aanvraag worden ingevuld en betaald;
3. De hard copy vingerafdrukkaarten moeten daarna opgestuurd worden naar de FBI;
4. De verklaring komt per e-mail binnen tussen de 2 en 5 werkdagen.
Voor Amerika geldt dat Iedereen een verklaring ten behoeve van zichzelf kan aanvragen.
Voorbeeldland 2, Canada:
Als voorbeeldland nummer 2 hebben we Canada. In Canada noemen ze het document doorgaans een RCMP “Certified Criminal Record Check” en dient aangevraagd te worden via een geaccrediteerd bedrijf. De verklaring is meestal binnen 2 weken binnen, dit hangt voornamelijk af van het geaccrediteerde bedrijf dat u hiertoe heeft ingeschakeld.
De Canadese procedure
1. Zoek een RCMP geaccrediteerd bedrijf in Canada;
2. Vul de aanvraag online in (indien mogelijk, niet alle bedrijven hebben een online portal);
3. Stuur de hard copy vingerafdrukkaarten op naar het geaccrediteerde bedrijf in Canada;
4. De verklaring komt binnen 2 weken bij u binnen (wanneer u gekozen heeft voor een bedrijf welke ook de verklaring per e-mail kan versturen).
Ook voor Canada geld dat Iedereen een verklaring ten behoeve van zichzelf kan aanvragen.
Voorbeeldland 3, Singapore:
Nu een land als Singapore. De aanvraag in Singapore houdt in dat hier de benaming “Certificate of Clearance”(CoC) aan is gegeven en wordt direct gedaan bij de “Singapore Police Force”. De aanvraag in dit Aziatische land is aanzienlijk ingewikkelder dan bij de twee bovenstaande voorbeelden op het Amerikaanse continent. Dit komt omdat er een grote hoeveelheid informatie voorafgaand dient te worden aangeleverd. Deze informatie is nodig omdat er eerst een akkoord gegeven moet worden door de Singapore Police Force ten aanzien van de bevoegdheid van de aanvrager, met andere woorden of u het document zelf mag aanvragen. Dit is in Singapore niet altijd het geval.
De Singapore procedure
1. Vul online de aanvraag in, met alle bijlagen welke ze vereisen;
2. Wacht op de goedkeuring van de Singapore Police Force, dit kan soms wel een week duren;
3. Na goedkeuring kunt u de aanvraag online afronden;
4. De hard copy vingerafdrukkaarten kunnen samen met de toestemming opgestuurd worden naar Singapore
5. De verklaring komt binnen 3 weken bij u binnen.
Voor Singapore geldt dat niet iedereen de verklaring mag aanvragen
Voorbeeldland 4, Zuid-Afrika:
Zuid-Afrika is voorbeeldland nummer 4 en misschien ook wel het ingewikkeldste land om de aanvraag in te dienen. In Zuid-Afrika wordt de aanvraag van een VOG ook wel “Police Clearance Certificate” (PCC) genoemd. De aanvraag kan direct bij de SAPS gedaan worden, maar hiervoor dient u wel in bezit te zijn van een Zuid-Afrikaans telefoonnummer, Zuid-Afrikaans Identity nummer en moet u in de gelegenheid zijn om zelf de verklaring op te halen bij de politie. Wanneer u niet meer woonachtig bent in Zuid-Afrika is dit wellicht een probleem. Hiervoor zijn er in Zuid-Afrika een aantal gerenommeerde tussenbedrijven welke dit voor u kunnen doen bij de SAPS. Zij zorgen voor de opvolging bij de SAPS en halen uw document op.
De Zuid Afrikaanse procedure
1. Zoek een gerenommeerd tussenbedrijf om uw aanvraag te doen;
2. Vul online het verzoek in of stuur een e-mail, u hoort van het betreffende bedrijf de vervolgstappen;
3. Stuur de hard copy vingerafdrukkaarten naar het gerenommeerde tussenbedrijf toe;
4. Wacht tot zij de resultaten hebben en deze naar u toesturen.
In Zuid-Afrika kunt u niet zelf de aanvraag doen wanneer u niet in het land zelf bent, maar bent u verplicht om een daartoe gemachtigd bedrijf de aanvraag te lasten doen.
Waarom vingerafdrukken?
Dit zal waarschijnlijk één van de eerste vragen zijn welke u te binnen schiet als u leest dat u uw vingerafdrukken dient aan te leveren voor het verkrijgen van de VOG uit het buitenland.
In Europa is de wetgeving zo ingericht dat u in veel gevallen geen vingerafdrukken hoeft af te geven voor het verkrijgen van een VOG, enkel en alleen worden vingerafdrukken afgenomen op het moment dat u gearresteerd bent of in ieder geval verdacht bent van een strafbaar feit. Voor een Nederlandse VOG wordt er dan ook alleen gekeken naar de (justitiële) gegevens welke al dan niet zijn opgenomen in het JDS. Dit systeem valt onder verantwoording van de Justitiële Informatiedienst.
Buiten Europa werkt het precies anders om. Daar wordt gesteld dat als u een VOG wilt, u eerst zelf dient te bewijzen dat u geen criminele activiteiten heeft gepleegd. In feite vergelijkt de desbetreffende dienst uw vingerafdrukken met de vingerafdrukken die al in hun systeem staan. Ook van onopgeloste misdrijven waar op de plaats delict niet nader verifieerbare vingerafdrukken zijn gevonden. Men betrekt de ingediende vingerafdrukken dus ook op hun database van onopgeloste misdrijven en zij kijken simpelweg of er een match is. Is er geen match dan krijgt u uw verklaring opgestuurd.
Doordat de wetgeving in Europa en de landen daarbuiten zo verschillend zijn kan het dus voorkomen dat u voor de ene verklaring wel uw vingerafdrukken dient op te sturen en voor de andere verklaring niet. Het aanvragen van een VOG uit het buitenland waar vingerafdrukken vereist zijn, kan ook alleen maar door het aanleveren van vingerafdrukken, doet u dit niet dan krijgt u simpelweg uw verklaring niet.
Vingerafdrukken nodig uit het buitenland?
Heeft u een verzoek ontvangen om een VOG uit het buitenland aan te vragen en dient dit gedaan te worden door middel van het afnemen van vingerafdrukken. Dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij hebben van de meest aangevraagde landen alle informatie paraat, ook op onze website staat veel informatie.
Onze drijfveer is dat het vanuit Nederland niet meevalt om een verklaring te krijgen van sommige landen en er de kans is dat u bedolven raakt onder bureaucratische eisen en regels die ondoorgrondelijk kunnen zijn maar waar in de praktijk slechts de juiste aanpak, in de juiste volgorde met de juiste documentatie nodig is om een en ander alsnog soepel te laten verlopen. Onnodige wachttijd ontstaat bij een incomplete aanvraag of indien de kwaliteit van de vingerafdrukken onvoldoende is. Dit kan voor u vergaande gevolgen hebben zoals het mislopen van een baan. Wij weten de weg en in vrijwel alle gevallen ook de snelste weg. We helpen u graag met het zo goed en vlot mogelijk de aanvraag te doen. Hebt u naar aanleiding hiervan vragen of opmerkingen, dan gelieve geheel vrijblijvend contact met ons op te nemen. U kunt dit doen via onze website www.vkss.nl, per e-mail op fingerprints@vkss.nl of telefonisch op 035-5233134.
Mission statement
Ik, Ilse Sloof, sectiehoofd van de vingerafdrukservice van Van Kappel Security Solutions BV, hoop dat ik met het bovenstaande een en ander voor u heb verduidelijkt en dat, indien een vingerafdruksessie tussen u en uw doelstelling in ligt, de drempel dit in gang te zetten een stuk minder hoog is.
Met vriendelijke groet,
Ilse Sloof
(Managing Director Fingerprint Service)