Privacystatement

Van Kappel Securtity Solutions BV
Hellingstraat 22
1271 VA Huizen

datum : 11-06-2018
document versie : 1/11-06
pagina’s : 4
privacy officier : Stephan van Kappel
kantoor : +31(0)35-5233134
direct GSM : +31(6)-54250075

Deze privacyverklaring is opgesteld door S. van Kappel voor Van Kappel Security Solutions BV (VKSS) en heeft betrekking op de gegevens van onze opdrachtgevers binnen de vingerafdruksectie. De vingerafdruksectie heeft dienstverlenende taken met de doelstelling onze cliënten een Verklaring Omtrent Gedrag (hierna: VOG) te doen verkrijgen door middel van persoonsidentificatie aan de hand van identiteitsbewijs en vingerafdrukken.

Omschrijving
De middels deze website gegenereerde informatie en de eventueel daarop volgende aanvullingen worden nadrukkelijk uitsluitend gebruikt ten behoeve van een correcte weergave van uw gegevens op documentatie ten behoeve van uw aanvraag van een op uw naam gestelde VOG vanuit Amerika, Canada of elders. Deze gegevens zijn noodzakelijk teneinde uw identiteit genoegzaam te kunnen aantonen bij de instantie die een aangevraagde VOG op uw naam dient af te geven. Deze verklaring wordt vervolgens door de desbetreffende instantie aan de opdrachtgever kenbaar gemaakt zonder kennisname of enige verdere bemoeienis van Van Kappel Security Solutions BV. Geen informatie omtrent de uitkomst van het onderzoek wordt door van Kappel Security Solutions BV opgeslagen.

Takenverantwoording
Van Kappel Security Solutions BV is verantwoordelijk voor de overdracht van een dossier aan een screeningsautoriteit. Daarbij zijn de volgende elementen van toepassing:
• Het genereren van vingerafdrukken van onze opdrachtgever en deze conform de hiertoe geldende technische maatstaven weergeven op een hiertoe vereist
document/vingerafdrukkaart;
• Zorgdragen voor een te verzenden dossier dat compleet is en volledig voldoet aan de betreffende aanvraag en de eisen die hieraan gesteld worden;
• Het informeren/adviseren van opdrachtgever ten aanzien van de invulling van het klantdeel van het dossier en de verzending hiervan;
• Zorgdragen voor een meest optimale bewerking, opslag en verzending van een
aanvraagdossier ten aanzien van de doelstelling en de beveiliging van de bedoelde informatie.

Bewaartermijn
Van Kappel Security Solutions BV bewaart de door opdrachtgever verstrekte gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk; Direct na het invullen en verwerken van de vingerafdrukkaarten met behulp van de hiertoe door ons ontwikkelde software en het toevoegen van uw vingerafdrukken worden alle gegevens uit de portal verwijderd. De op papier geprinte vingerafdrukkaarten die zijn voorzien van uw persoonsgegevens, uw vingerafdrukken en de informatie die door u is opgegeven middels het portal worden niet door Van Kappel Security Solutions BV gekopieerd of bewaard. Bij uitzondering zijn we bereid om een kopie te maken van hetgeen wordt verzomden echter dient deze door u zelf worden bewaard. Gelet op de AVG wetgeving is het voor ons niet
mogelijk deze op een juridisch verantwoorde wijze te bewaren.

Direct na het printen van de vingerafdrukkaarten op het kantoor van Van Kappel Security Solutions BV wordt alle informatie verwijderd uit ons informatiesysteem. De gecompleteerde kaarten worden zo spoedig mogelijk, meestal nog dezelfde dag, ”by traceable means“ opgehaald en verzonden naar de autoriteit die de screening dient uit te voeren. De verzendenvelop wordt in het bijzijn van de opdrachtgever geseald en aan hem of haar wordt een track- en tracecode medegedeeld waarmee de zending kan worden gevolgd tot het moment van afgifte. De naam en handtekening van de medewerker van de ontvangende screeningsinstantie zijn hierbij online op te vragen en af te drukken.

Beveiliging
De informatie die wordt verwerkt is persoonsgebonden. Deze informatie is bepalend voor uw identiteit en daaraan kunnen door u zelf rechten worden ontleend. De waarde hiervan is groot en daarmee eveneens de noodzaak om hier zorgvuldig en bovenal veilig mee om te gaan. De benodigde informatie is bedoeld om te bepalen of er een risico bestaat ten aanzien van uw persoon binnen een toekomstige functie of een verlenging van een reeds bestaande functie, aanstelling of activiteit. Dikwijls gaar dit uit van het algemeen belang waardoor de correcte behandeling van uw gegegevns nog belangrijker is Het verwerken van de verstrekte informatie en de middelen die hiervoor worden aangewend dient een pragmatisch doel en vergt een hoge mate van beveiliging van het proces. Tijdens het proces wordt voortdurend de vraag gesteld: hoe waardevol is de informatie, wat kan of wil men ermee en hoe veilig is de wijze waarop de informatie wordt verwerkt, verzonden en bewaard.

Portal op www.vkss.nl
Wij maken gebruik van een portal die middels het internet door u als aanvrager kan worden ingevuld. Deze “netwerkomgeving” is beveiligd met een SSL-certificering en alleen toegankelijk middels een wachtwoord dat slechts bij twee medewerkers van Van Kappel Security Solutions BV bekend is. Beide medewerkers zijn gescreend door het Ministerie van Justitie op betrouwbaarheid en deskundigheid. U kunt ervan op aan dat uw gegevens vanaf het moment van invullen van de portal tot aan de verzending van de vingerafdrukkaarten veilig worden bewaard. Gedurende deze periode heeft u te allen tijde de gelegenheid de door ons kortstondig bewaarde informatie in te zien en waar nodig aan te passen.

Delen van informatie
De informatie is en blijft uw eigendom. Van Kappel Security Solutions BV is niet gerechtigd de informatie aan derden kenbaar te maken, noch zonder toestemming van opdrachtgever te veranderen, noch te gebruiken voor enig ander doel dan dat wat ten grondslag ligt aan de verkrijging van de VOG op uw verzoek, uw initiatief en in uw belang. Niets van hetgeen u in goed vertrouwen aan ons mededeelt zal aan derden worden bekendgemaakt of op welke wijze dan ook worden gebruikt voor doeleinden als marketing, onderzoek, statistiek of aanverwante doeleinden. De informatie zal nadrukkelijk uitsluitend worden gebruikt voor het doel dat ten grondslag ligt aan de verkrijging van de VOG. Op van Kappel Security Solutions en haar

Artikel 13 WPBR 1.
Een ieder die werkzaam is of werkzaam is geweest voor een beveiligingsorganisatie of recherchebureau en daarbij de beschikking krijgt of heeft gekregen over gegevens waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die
gegevens, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn werkzaamheden die in overeenstemming met de vergunning als bedoeld in artikel 2, eerste lid, worden verricht, de bekendmaking voortvloeit

Versturen van informatie
Expliciet alleen op uw verzoek en in uw opdracht wordt de door u aan ons kenbaar gemaakte informatie verzonden naar de screeningsuitvoerende instantie. U kunt er ook voor kiezen hiervoor zelf zorg te dragen en de documentatie persoonlijk mee te nemen, waarmee de opdracht aan van Kappel Security Solutions BV op dat moment is afgerond. Daarna is er geen informatie ten aanzien van uw persoon meer in ons bezit, behoudens uw naam en adres ten behoeve van de facturering. Indien van Kappel Security Solutions BV zorgdraagt voor verzending van documenten, gebeurt dat via het transportbedrijf FedEx. Dat is hiertoe de veiligste en snelste optie aangezien FedEx geen tussenkomst van andere transportbedrijven toestaat. De stukken worden in het kantoor van Van Kappel Security Solutions BV aan FedEx overhandigd en doorgaans de volgende werkdag door FedEx bij de screeningsautoriteit afgeleverd. Een trackingscode stelt u in de gelegenheid de status van de verzending te volgen.

Verantwoording van taken
Van Kappel Security Solutions BV voert taken uit die er toe moeten leiden dat u binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek beschikt over uw VOG uit Amerika, Canada, Australie enz.. De sleutel van onze methodiek is gelegen in het verzamelen van de informatie die vereist is om datgene te krijgen waar het hier om gaat. Daarbij hebben we een controlerende taak ten aanzien van alles wat uw identiteit in deze zeker stelt. Vervolgens zorgen wij er voor dat de informatie op die plek terecht komt waar het heen moet. Daarbij komt dat we dat alles doen binnen een beveiligde omgeving zonder dat er iets wat naar u te herleiden is bij ons achter blijft na afloop. Uw veiligheid en uw privacy komen hier samen als onze zorg.

Legitimiteit
Op persoonlijk verzoek van de Consul van de Verenigde Staten van Amerika heeft van Kappel Security Solutions BV haar licentie verkregen teneinde voor de FBI (Federal Bureau of Investigation) datgene te doen dat nodig is om vanuit Nederland identiteiten van opdrachtgevers voldoende kenbaar te maken en aan te tonen zodat voor hen een VOG kan worden afgegeven. Hierin wordt onderscheid gemaakt in verschillende gradaties, al naar gelang het belang en de mate van veiligheid hierin aandacht behoeft. Gaandeweg volgden ook de Canadese autoriteiten en is er met beide ambassades in den Haag en het consulaat te Amsterdam wekelijks contact. Ook het Ministerie van Justitie en dat van Binnen- en buitenlandse zaken doen wekelijks een beroep op de dienstverlening van Kappel Securuity Solutions BV waarmee we op een discrete en integere wijze werkzaam zijn op het allerhoogste niveau.